ANALISIS PERENCANAAN TATA RUANG KANTOR PADA KANTOR



 ANALISIS TATA RUANG DAN 
PERENCANAAN TATA RUANG KANTOR 
PADA KANTOR SAMSAT KABUPATEN SERANG

Diajukan Untuk Memenuhi Tugas
Mata Kuliah Adminsitrasi Perkantoran


Endi Sutrisna            072645
Andi Jamjani             072636
Agus Indra Lesmana 072681
Annas Budi Mulya     072687 
Putri Kartika Ayu     072732


FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA
SERANG
2010




BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Sejak  lama banyak organisasi mengalami kesulitan dalam mengatur  serta menata ruang  kantor.  Kesulitan  tersebut  disebabkan  oleh  langkanya  pegawai  yang mempunyai  keterampilan  dan  keahlian  di  bidang merancang   tata  raung  kantor. Namun demikian,  beruntunglah pada akhir-akhir ini sudah semakin banyak orang yang  memahami   tentang  masalah  ini.  Manajemen  mulai  menyadari  betapa pentingnya nilai perencanaan serta rancangan ruangan yang serasi.
Permasalahan  penataan  ini  berbeda-beda  dilihat  dari  kompleksnya  ruang lingkupnya, sehingga pemecahannya  harus digalang atau dibina dengan akal sehat atau  logika, misalnya,  perubahan  prosedur  yang  terbatas  saja  akan  lebih  banyak mempengaruhinya daripada  suatu perubahan penataan perabotan. Lebih  jauh dari ketataruangan  ini   dalam  penggunaannya  melipuuti  pula  pengaturan  kembali pembagian  dan  penataan  ruangan-ruangkan  kantor  secara  lengkap  dan menyeluruh,  melakukan  perubahan  struktur  bangunan  yang  mungkin  atau merancang  dan  merencanakan  persyaratan-persyaratan  dan  keperluan-keperluan penataan  kantor  di  tempat  yang  sama  sekali  baru. Dalam  banyak  hal,  perancang  atau  perencana  seyogianya  bekerja  sama  secara  erat  dengan  para  peneliti  dan arsitek dan ahli-ahli lainnya.
            Pengertian  tentang  perencanaan  ketataruangan  ini  didasarkan  pada  aliran  atau jalannya pekerjaan yang  timbul dari hasil penelitian kerja dalam kantor. Perlunya penyempurnaan  aliran  pekerjaan  dari  dalam  suatu  proses  penyelesaian pekerjaan dengan  bobot  serta  ciri-ciri  pekerjaan  yang  dilaksanakan.  Suatu  aliran  pekerjaan yang  telah disempurnakan dapat mengurangi hambatan atau dapat bergerak  lebih lancar,  mengurangi  biaya-biaya  dan  meningkatkan  hasil  (output).  Pengurangan atas  banyaknya  penggarapan  serta  jarak  yang  harus  ditempuh  pekerjaan merupakan  faktor  yang  paling  menentukan  dalam  penataan  ruang  kantor, sedangkan  pergerakan  kertas  tidak  merupakan  faktor  yang  begitu  gawat  dalam suatu  kantor,  sehingga  dengan  demikian  dalam  perencanaan  tata-ruang  kantor lebih dititikberatkan pada :
1. Hubungan antarpribadi dan antarkelompok
     Bagaimana  orang-orang  (pegawai)  itu  dihubungkan,  siapa-siapa  yang  harus erat bekerja sama.
2. Penyempurnaan hubungan-hubungan kerja
    Arus jalannya gagasan : derajad hubungnan lisan Arus jalannya pekerjaan tulis-menulis (paper works)
3. Keluwesan  
     Seberapa  cepat,  dan  seberapa  hemat  dapat  diadakan  perubahan  tata  ruang, sehubungan dengan perluasan ataupun perubahan organisasi.
4. Faktor-fakor lingkungan
     Macam pekerjaan apa yang dilakukan, bagaimana dan sejauh mana keadaan-keadaan sekeliling berpengaruh terhadap kegairahan serta martabat kehidupan pegawai dan terhadap hasil pekerjaan.
Ruangan perkantoran  tidaklah murah dan  tidak mudah diperoleh, oleh karena  itu pertimbangan  yang  seksama  sangat  perlu  terhadap  bagaimana  pemanfaatannya dalam  hubungannya  dengan  penempatan  perlengkapan  dan  menentukan  dan membagi ruangan kerja bagi para pegawai.



BAB II
JADWAL KEGIATAN PRAKTIKUM

Praktikum perkantoran ini yang dilakukan di Kantor Samsat Kabupaten Serang yang beralamtkan di Jalan Raya Serang Pandeglang KM 04 Kelurahan Pisang Mas, kegiatan praktikum ini terjadwal sebagai berikut adapun jadwal kegiatan praktikum dan observasi sebagi berikut dari bulan November sampai bulan Desember minggu ke 4 tahun 2010.


Kegiatan
November
Desember
1
2
3
4
1
2
3
4
Permohonan izin observasi








Pelaksanaan Observasi








Pelaksanaan desain maket  








Penyerahan maket








Analisis tata ruang kantor








Evaluasi analisis








Penyerahan laporan analasis













BAB III
KAJIAN DAN ANALISIS TATA RUANG KANTOR


3.1 Konsep dan Definis Surat Dinas
A.   Pengertian dan fungsi surat dinas
Kedudukan surat dinas sebagai sarana komunikasi belum sepenuhnya tergantikan, meskipun teknologi sudah berkembang sangat pesat dan berbagai alat komunikasi canggih telah diciptakan. Selain sebagai sarana komunikasi surat juga berfungsi sebagai dokumen, arsip, atau bukti yang dibutuhkan untuk berbagai keperluan.
Surat dinas adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas, dan kantor, atau kegiatan dinas. Biasanya yang menggunakan surat dinas ini adalah instansi atau lembaga-lembaga, baik dalam negeri. Contoh : Surat tugas, Surat perintah, Memorandum, dan Surat keputusan. Adapun surat dinas yang bersifat perorangan adalah surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.

B.   Ciri-ciri Surat Dinas
Ciri-ciri surat dinas adalah sebagai berikut :
·         Menggunakan kop/kepala surat dari instansi atau lembaga yang bersangkutan
·         Menggunakan nomor surat dan lampiran, serta perihal
·         Menggunakan salam pembuka dan penutup baku atau resmi, seperti : Dengan Hormat, Hormat Kami
·         Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
·         Menggunakan cap/stempel instansi atau kantor pembuat surat
·         Format surat tertentu. Jika berasal dari instansi pemerintahan lazimnya menggunakan format surat resmi Indonesia baru atau format setengah lurus.

C.   Jenis-jenis Surat Dinas
Beberapa jenis surat yang termasuk surat dinas ialah sebagai berikut :
·         Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialiasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.
(a)  Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat.
(b)  Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.
(c)  Bagian penutup berisiharapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.
·         Surat Permohonan
Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, permohonan untuk menyebarluaskan suatu informasi, permohonan izin, permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.  Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara struktural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan dalam surat permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai berikut :
(a)  Identitas pemohon.
(b)  Isi permohonan.
(c)  Tujuan dan alasan memohon.
(d)  Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
(e)  Pernyataan kesungguhan dalam memohon.
·         Surat Keterangan
Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang yang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan :
(a)  Data pribadi dan jabatan pihak yang membuat keterangan
(b)  Data pribadi pihak yang diterangkan
(c)  Isi keterangan
(d)  Keterangan tanggal berlakunya surat, dan
(e)  Pernyataan bahwa keterangan yangdibuat adalah benar.
·         Memo dan Nota Dinas
Memo merupakan singakatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi. Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah dikenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.

D.   Bagian-bagian Surat Dinas
Adapun sistematika penulisan surat dinas, yakni sebagai berikut :
1.    Kepala surat
2.    Tanggal surat
3.    Nomor surat
4.    Lampiran
5.    Hal atau perihal
6.    Alamat dituju
7.    Salam pembuka
8.    Paragraf pembuka surat
9.    Paragraf isi surat
10. Paragraf penutup surat
11. Salam penutup
12. Tanda tangan
13. Nama jelas penanda tangan
14. Jabatan penanda tangan
15. Tembusan
16. Inisial.

1.     Kepala surat
Disebut kepala surat karena letaknya berada di bagian paling atas dari sistematika surat dinas. Biasanya memuat nama/organisasi, alamat, nomor telepon, faks, kode pos dan logo (jika ada) yang ditulis ditengah-tengah bagian kertas. Dalam kepaa surat yang lengkap tercantum (biasanya sudah dicetak).
(1)  Nama instansi atau badan
(2)  Alamat lengkap
(3)  Nomor telepon
(4)  Nomor kotak pos
(5)  Alamat kawat
(6)  Lambang inisial atau logo
Bahkan, jika instansi tersebut bergerak dibidang bisnis atau dunia usaha, selain bagian-bagian ddiatas, dalam kepala surat tercantum juga.
o   Alamat kantor cabang
o   Nama bank
o   Jenis usaha
Kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama, alamat, serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat.
2.     Tanggal surat
Tanggal surat tidak didahului dengan nama kota karena informasi tentang nama kota sudah tercantum di dalam kepala surat. Tanggal surat harus ditulis demhan lengkap mencakup, tanggal, bulan, dan tahun. Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis.
3.     Nomor surat
Nomor surat untuk setiap instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan cirri/identitas/organisasi, bulan, dan tahun. Setiap surat dinas yang dikeluarkan diberi nomor dan kode. Nomor dan kode surat berguna untuk memudahkan dan mengatur penyimpanan surat.
4.     Lampiran
Berguna agar penerima surat dapat meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan.
5.     Hal surat
Hal berisi topic sebuah surat, seperti undangan, permohonan, dan edaran. Penulisan hal tidak disingkat karena bukan singkatan. Berguna agar pembaca dapat cepat mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut.
6.  Alamat surat
Alamat surat memakai singkatan Yth. Tidak perlu lagi memakai kata kepada karena merupakan sapaan tertulis terhadap orang yang dituju selain itu, setiap bagian alamat surat tidak diakhiri dengan tanda baca apapun. Digunakan sebagai [etunjuk langsung siapa yang harus menerima surat.
7.  Salam pembuka
Salam pembuka, seperti dengan hormat atau assalamu’alaikum wr.wb. salam pembuka diakhiri dengan tanda baca koma. Untuk salam pembuka, disesuaikan dengan isi atau hal surat. Salam pembuka dalam surat-surat resmi perlu dipertahankan karena bagian ini merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan adab.
8.  Isi surat
Isi surat disebut juga tubuh surat. Bagian ini merupakan bagian paling menentukan. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian, yaitu :
(1)  Paragraf pembuka
Adalah pengantar isi surat untuk mengajak pembaca surat menyesuaikan perhatiannya pada pokok surat yang sebenarnya.
(2)  Paragraf isi surat
Yang sesungguhnya merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan, yang dikemukakan atau yang dikehendaki oleh pengirim surat.
(3)  Paragraf penutup
Berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat.

9.  Salam penutup
Alinea penutup merupakan kesimpulan isi surat, biasanya berupa harapan, penegasan, atau ucapan terimakasih. Penutup surat sebaiknya langsung menyapa isi penerima surat dengan ucapan saudara, bapak, atau anda. Setelah alinea penutup, diakhiri dengan salam penutup yang disesuaikan dengan salam pembuka. Dan salam penutup berfungsi untuk menunjukan rasa hormat penulis surat setelah berkomunikasi dengan pembaca surat.
10.         Tanda tangan, Nama jelas, dan Jabatan.
Pengesahan ini berisi tanda tangan penanggung jawab surat dan cap instansi/organisasi. Surat dinas dianggap sah jika ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga atau organisasi.
11.  Tembusan
Pencantuman tembusan berarti bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada nama yang tertera disana agar nama tersebut juga mengetahui perihal surat tersebut dan tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui pula isi surat. Jadi tembusan itu dicantumkan hanya jika memang ada instansi lain yang harus mengetahui maksud surat tersebut.
12.     Inisial
Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengetik surat, inisial atau sandi berguna untuk mengetahui siapa pengosep atau pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut, pengosep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah.


E.   Asas-asas Tata Persuratan Dinas
a.    Asas daya guna dan hasil guna
Penyelenggara tata persuratan dinas perlu dilakukan secara berdaya guna dan hasil guna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar surat/naskah dinas, spesifikasi/informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan tegas.
b.    Asas pembakuan
Naskah/surat dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. Petunjuk teknis tata naskah setiap instansi pemerintah pusat dan daerah mengacu kepada pedoman umum tata naskah dinas yang membakukan jenis, penyusunan naskah dinas dan tata cara penyelenggaraannya.
c.    Asas Pertanggung Jawaban
Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, wewenangan dan keabsahan.
d.    Asas Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya.
e.    Asas Kecepatan dan Ketepatan
Untuk menfukung kelancaran tugas dan berfungsi satuan kerja atau satuan organisasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional kemudahan procedural, kecepatan penyampaian dan distribusi.
f.     Asas Keamanan
Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampain kepada yang berhak, peberkasa, kearsipan, dan distribusi. Demi terwujudnya tata naskah dinas yang berdaya guna dan berhasil guna, pengamanan naskah dan aspek legalitasnya perlu dilihat sebagai penentuan yang paling penting.


3.2 Analisis System Prosedur Perkantoran
3.2.1  Profil Kantor Samsat (Sistem Administrasi Manunggal   
         Dibawah Satu Atap) Kabupaten Serang
            Bersama   SAMSAT   (Sistem   Administrasi   Manunggal   Dibawah
Satu Atap)  yang berlokasi di Jalan Pandeglang Serang   No. 14 Kecamatan Serang Kabupaten Serang diresmikan pada tanggal  4 November  1982 oleh  Gubernur   Jawa   Barat   R.H.   Yogie   S.   Memet.   SAMSAT   Kab. Serang  mempunyai   tugas   dan  wewenang  dalam   registrasi  dan  identifikasi   kendaraan bermotor   serta  berperan   dalam   meningkatkan  pendapatan   daerah  dari   bidang Pajak  Kendaraan  Bermotor   (PKB)   dan  Bea  Balik  Nama   Kendaraan  Bermotor (B BN-KB).
            Dalam   melaksanakan   tugas,   SAMSAT   Kabupaten Serang mengacu   kepada Intruksi  Bersama   Menteri  Pertahanan  Keamanan,   Menteri  Dalam   Negeri   dan Menteri Keuangan Nomor : INS/03/M/X/1999, Nomor  : 29 Tahun 1999, Nomor  : 6/IMK.014/1999, tentang pelaksanaan Sistem  Adminitrasi Manunggal Dibawah Satu   Atap   (SAMSAT)   dalam   Penerbitan     Surat   Tanda   Nomor   Kendaraan Bermotor  (STNK), Tanda Nomor Kendaraan Bermotor  (TNKB), pungutan Pajak Kendaraan Bermotor  (PKB), Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor  (BBN KB) serta Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan (SWDKLLJ), secara rinci   tertuang   dalam   Surat   Keputusan   Bersama   Kepala   Kepolisian   Republik Indonesia,   Direktur   Jenderal  Pemerintahan   Umum   dan  Otonomi   Daerah,   dan Direktur  Utama PT. Jasa Raharja (Persero)  Nomor  : Skep/06/X/1999, Nomor  :973-1228, dan Nomor : SKEP/02/X/1999.
            Adapun kewenangan SAMSAT Kabupaten Serang dalam bidang registrasi dan identifikasi kendaraan bermotor meliputi:
1. Pendaftaran Bea Balik Nama/BBN I mencakup:
a. Pendaftaran kendaraan bermotor  baru,
b. Pendaftaran kendaraan bermotor eks luar daerah,
c. Pendaftaran kendaraan bermotor  eks dump TNI/Polri,
d. Pendaftaran kendaran bermotor eks lelang negara,
e. Pendaftaran kendaraan bermotor  putusan pengadilan,
f. Pendaftaran kendaraan bermotor badan internsional,
g. Pendaftaran kendaraan bermotor CC/CD,
h. Pendaftaran kendaraan bermotor CBU.
2. Pendaftaran Bea Balik Nama Kedua dan seterusnya/BBN II mencakup :
Pendaftaran kendaraan bermotor  tukar  nama, rubah bentuk, ganti warna, ganti   nomor   kendaraan   bermotor,   ganti   mesin,   pindah   alamat,   dan hibah/waris.
3. Pendaftaran kendaraan bermotor mutasi ke luar daerah,
4. Pelayanan cek fisik kendaraan bermotor,
5. Perpanjangan STNK setiap 5 (lima)  tahun,
6. Pengesahan STNK setiap 1 (satu) tahun.

3.2.2 Visi dan Misi SAMSAT Kabupaten Serang
            Dalam   upaya  memberikan   pelayanan   yang   terbaik   kepada   masyarakat sebagai   pengguna   jasa,   SAMSAT   Kabupaten Serang   selalu  berpegang   teguh   pada pencapaian visi dan misi yang ditetapkan.
Visi
Terwujudnya Pelayanan Prima Demi Kepuasan Masyarakat.
Misi
a.   Menyediakan  pelayanan  kepada  masyarakat  Wajib  Pajak  dalam  pengurusan Surat   Tanda  Nomor  Kendaraan  Bermotor   (STNK)  dan  Surat  Ketetapan  Pajak Daerah (SKPD)  secara cepat, tepat, dan benar serta berpedoman pada ketentuan yang berlaku.
b.  Menyelenggarakan tertib administrasi  dokumen secara baik dan benar  dalam rangka menjamin kepemilikan dan identitas data kendaraan bermotor.
c.   Menyajikan   data   sebagai   bahan   informasi   tentang   identitas   kepemilikan, kendaraan bermotor yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
d.  Melakukan  upaya  peningkatan untuk layanan  melalui  perbaikan  sarana  danprasarana,   sistem   komputerisasi   serta   pengembangan   sumber   daya   manusia (SDM)

3.2.3 Struktur Organisasi
            Dalam melaksanakan kegiatan operaionalnya, SAMSAT Kabupaten Serang telah menetapkan struktur organisasi sebagaimana tertuang dalam Lampiran.
.
3.2.4 Tangung Jawab Petugas Pelaksana Kunci
            Petugas Pelaksana Kunci di SAMSAT Kabupaten Serang diantaranya :
1. Kepala Seksi PKB dan BBN KB
     Bertanggung   jawab   secara   keseluruhan   untuk   mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan yang terkait dengan aspek-aspek kegiatan pemungutan Pajak  Kendaraan  Bermotor  dan  Bea  Balik  Nama  Kendaraan  Bermotor (PKB  dan BBN KB), penerapan Sistem  Manajemen Mutu secara efektif dan   efisien,   penyediaan   semua   sumber   daya   yang   dibutuhkan,orientasi/pelatihan   dan   peningkatan   kompetensi   petugas   pelaksana   di lingkungan Dispenda serta pemenuhan kepuasan masyarakat.
2. Kepala Perwakilan Jasa Raharja
     Bertanggung   jawab   secara   menyeluruh   untuk   mengkoordinasikan
     kegiatan-kegiatan yang terkait dengan aspek-aspek kegiatan pemungutan Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas  Jalan (SWDKLLJ)  dan Iuran  Wajib  Kendaraan   Bermotor   Umum   (IWKBU)   penerapan   system manajemen  mutu  secara  efektif  dan  efisien,  penyediaan  semua  sumber daya   yang   dibutuhkan,   orientasi   atau   pelatihan,   dan   peningkatan kompetensi   petugas   pelaksana   di   lingkungan   Jasa   Raharja   serta pemenuhan kepuasan masyarakat.
1.  Kepala Sub Seksi STNK
     Bertanggung   jawab   secara   menyeluruh   untuk   mengkoordinasikan
     kegiatan-kegiatan yang terkait  dengan  aspek-aspek  kegiatan identifikasi kendaraan bermotor, penerapan sistem manajemen mutu secara efektif dan efisien, penyediaan sumber daya, orientasi atau pelatihan, dan peningkatan kompetensi  petugas  pelaksana di lingkungan kepolisian serta pemenuhan kepuasan masyarakat.
4. Kepala Sub Bagian Tata Usaha
     Bertanggung   jawab   terhadap   kegiatan   mengkoordinasikan   tugas-tugas ketatausahaan   dan   kepegawaian   petugas   pelaksana   Unit   Pelayanan Pendapatan Daerah Kabupaten Serang.
5. Penanggung Jawab Jasa Raharja
     Bertanggung   jawab   terhadap   aktivitas cross   check antara   penerimaan setoran   bank   dengan   hasil   penerimaan   SWDKLLJ,   rekapitulasi penerimaan   SWDKLLJ  serta  pencatatan  hasil   pengutipan  IWKBU   dan SWDKLLJ   serta   mengidentifikasikan   program   pelatihan   yang diprogramkan bagian SDM instansi Jasa Raharja.
6. Perwira Urusan (PAUR ) STNK
     Bertanggung   jawab   terhadap   kelancaran   jalannya   pelaksanaan   dan percepatan   pelayanan   secara   menyeluruh   berkaitan   dengan   penerbitan Surat   Tanda   Kendaraan   Bermotor  dengan   mengendalikan   penggunaan sumber   daya   agar   tercapai   hasil   yang   dapat   memuaskan   masyarakat (Wajib Pajak)  sesuai dengan yang sudah ditetapkan oleh SAMSAT Kabupaten Serang dan ketentuan lain serta persyaratan yang ditetapkan dan peraturan yang berlaku.
7. Perwira Urusan (PAUR ) Tata Usaha
     Bertanggung   jawab   dalam   merencanakan,   mengkoordinasikan, mengawasi,   dan   melaksanakan   kegiatan   pada   bagian   ketatausahaan SAMSAT   Kabupaten Serang,   identifikasi,   pengecekan   atau   pemeriksaan, perubahan serta pembetulan atau ralat data, registrasi dan pembukuan atau pencatatan termasuk pemeliharaan penyimpanannya berkaitan dengan data identitas pemilik dan kendaraan bermotor.

8. Bintara Urusan (BAUR) Arsip dan Pembukuan
     Bertanggung jawab dalam merencanakan, megkoordinasikan, mengawasi, dan   melaksanakan   kegiatan   pencatatan   identitas   pemilik   dan   identitas kendaraan   bermotor   untuk   proses   BBN-1/BBN-II   serta   pemeliharaan penyimpanan dokumen atau arsip.
9. Bintara Urusan (BAUR) BBN I
     Bertanggung   jawab  dalam  kegiatan  pelaksanaan   pendaftaran  kendaraan bermotor   pertama   (BBN-I)   sampai   tahap   penerbitan   Surat   Tanda Kendaraan   Bermotor   (STNK)   berjalan   dengan   baik   dan   lancar   oleh pemohon.
10.  Bintara Urusan (BAUR) BBN II
     Bertanggung jawab dalam    pelaksanaan  proses pendaftaran STNK Balik Nama, rubah bentuk, ganti warna, ganti mesin,  ganti Nomor  Kendaraan Bermotor,   pindah   alamat   berjalan   dengan   baik,   dan   lancar   sampai penerbitan STNK.
11. Bintara Urusan (BAUR) Perpanjangan dan Pengesahan
     Bertanggung   jawab   dalam   kegiatan   pelaksanaan   pendaftaran,   koreksi terhadap   kelengkapan   dan   kesesuaian   dokumen   dengan   identitas kepemilikan,   koordinasikan   dengan   bagian   Dispenda   terkait   dengan besarnya PKB sampai tahap penerbitan STNK dan atau SKPD.
12. Bintara Urusan (BAUR) Tata Usaha
     Bertanggung jawab dalam kegiatan pengendalian dan penyusunan laporan pengurusan kendaraan bermotor baik untuk kepentingan internal maupun eksternal,   penerbitan   dan   pengelolaan   surat   menyurat   baik   untuk kepentingan   proses   pengurusan   kendaraan   maupun   surat   pendukung lainnya, identifikasi surat masuk dan keluar, termasuk distribusi ke bagian yang membutuhkan.
13.  Bintara Urusan (BAUR) Cek Fisik
     Bertanggung   jawab   dalam   kegiatan   pelaksanaan   pendaftaran,   meneliti hasil rekam nomor  rangka dan nomor  mesin kendaraan bermotor  sampai dengan   memberikan   rekomendasi   keterangan   cek   fisik   sesuai   dengan kebutuhan
14. Bintara Pemungutan dan Penyetoran
     Bertanggung   jawab   dalam   kegiatan   pencatatan   jumlah   STNK   yang dipakai, pemungutan  biaya  administrasi, STNK  serta  plat  nomor/TNKB sampai dengan proses menyetorkan hasil pemungutan.
15. Bintara Material
     Bertanggung jawab terhadap penyediaan material (blanko STNK, blanko Cek  Fisik,  formulir   pendaftaran,   map  dan  plastik   pembungkus   STNK) koordinasi dengan bagian pengadaan SIM, STNK, dan BPKB (SSB).
16. Kasir
     Bertanggung   jawab   terhadap   aktivitas   penerimaan   PKB/BBN   KB,SWDKLLJ dan administrasi STNK dan TNKB


3.2.5 Tugas Pokok dan Fungsi
       Dalam  mengemban  fungsi  registrasi  dan identifikasi forensik kendaraan bermotor, Kepolisian, Dipenda dan Jasa Raharja berkewajiban untuk memberikan pelayanan   terbaik   kepada   Wajib   Pajak   kendaraan   bermotor.   Secara   khusus petugas   kepolisian  berkewajiban  menjamin terselenggaranya  tertib  administrasi registrasi,  dan  identifikasi  forensik  kendaraan bermotor.  Dipenda  berkewajiban menjamin  terselenggaranya  tertib administrasi  dalam  penerimaan  pajak daerah dari sektor  pajak kendaraan bermotor  dan Jasa Raharja berkewajiban menjamin terselenggaranya  tertib administrasi  dalam penerimaan Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan   Lalu   Lintas   Jalan   (SWDKLLJ)   secara   baik   dan   benar.   Untuk menjalankan   tujuan   dimaksud,   SAMSAT   Wilayah Serang   memiliki   strategi organisasi yang dijabarkan dalam kebijakan-kebijakan pokok organisasi, sebagai berikut :
1. Menciptakan  dan  memelihara  lingkungan  internal  yang  mendorong  petugas pelaksana untuk terlibat secara penuh dalam upaya pencapaian sasaran organisasi.
2. Menyediakan sumber daya dan pelatihan yang optimal.
3. Memastikan  bahwa  sasaran  organisasi  berhubungan  dengan  kebutuhan  dan harapan masyarakat atau Wajib Pajak.
4. Secara aktif melakukan perbaikan dan meningkatkan kompetensi pengetahuan dan   pengalaman   petugas   pelaksana   sehingga   mendorong   petugas   pelaksana bersemangat dan bangga menjadi bagian dari organisasi.
5.  Memastikan   keseimbangan   antara   kepuasan   masyarakat   atau   Wajib   Pajak dengan pihak lain yang berkepentingan seperti petugas  pelaksana serta institusi terkait.


3.2.6 Pengelolaan Proses Pelayanan Masyarakat
3.2.6.1 Proses Pelayanan Inti
       Perencanaan Proses Pelayanan SAMSAT  Kabupaten Serang telah  melakukan  identifikasi  dan  merencanakan kegiatan-kegiatan  pelayanan yang secara langsung ditujukan untuk kepentingan Wajib  Pajak  atau  masyarakat  dan  memastikan  bahwa  proses-proses   pelayanan dilaksanakan  dalam rangka memenuhi kepuasan Wajib Pajak atau  masyarakat.
       Setiap mekanisme pelayanan mulai dari penerimaan formulir pendaftaran sampai dengan penyerahan STNK  di masing-masing pokja telah melalui proses koreksi yang   ketat   dari   Kepolisian,   Dipenda   serta   Jasa   Raharja.   Dengan   demikian, diharapkan tidak ada  tingkat  kesalahan pencantuman identitas pemilik, identitas kendaraan  bemotor  serta   besarnya   Pajak   Kendaraan   Bermotor   dan  Bea  Balik Nama Kendaraan Bermotor  serta Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan.
       Sasaran mutu layanan telah ditetapkan untuk semua pokja yang terkait dengan kegiatan pelayanan terhadap Wajib Pajak atau masyarakat baik secara langsung maupun tidak langsung dalam rangka pemenuhan terhadap harapan atau kepuasan Wajib Pajak atau masyarakat.
1. Bagian cek Fisik
     Tujuan proses adalah meneliti dokuman dan hasil rekaman nomor  mesin dan nomor  rangka. Ruang lingkupnya  meliputi  pendaftaran, pengecekan nomor  mesin dan nomor rangka kendaraan bermotor  sampai pengeluaran rekomendasi.
2. Bagian BBN I
     Penerbitan STNK dan SKPD  untuk kendaraan bermotor baru dan mutasi ex   luar   daerah,   ex   dum   TNI/POLRI,   eks   lelang   Negara/putusan pengadilan. Ruang lingkupnya mulai dari menerima rekomendasi dari Min II   Reg   Indent   tentang   kelengkapan   persyaratan   dan   kelengkapan pendaftaran kendaraan bermotorr  baru dan mutasi ex luar daerah, ex dum TNI/POLRI,   penetapan   PKB   dan   BBN  KB  sampai   dengan  penerbitan STNK dan SKPD.
3. Bagian BBN II
    Penerbitan  STNK   dan  SKPD  untuk  kendaraan  bermotor  rubah  bentuk, ganti   nama,   STNK   hilang,   pindah   alamat,   penghitaman,   lelang,   ganti mesin, ganti nomor kendaraan bermotor, hibah/waris, ganti badan hukum, BPKB hilang dan batal mutasi.
4. Bagian Perpanjangan dan Pengesahan
    Menerbitkan STNK dan SKPD dari proses perpanjangan atau pengesahan. Ruang lingkupnya  mulai dari pendaftaran dan pemeriksaan kelengkapan persyaratan, koreksi terhadap kesesuaian dokumen dengan identitas  asli, koreksi PKB dan BBN KB sampai penerbitan STNK dan SKPD.
5. Bagian TNKB
    Menyajikan   Tanda   Nomor   Kendaraan   Bermotor   yang   sudah   tercetak kepada  Wajib Pajak. Ruang lingkupnya mulail dari  pendaftaran  TNKB,pencetakan TNKB sampai penyerahan TNKB kepada Wajib Pajak.

3.2.6.2 Proses Pelayanan Pendukung
1.   Bagian Arsip dan Pembukuan
      Melakukan pencatatan identitas  diri dan identitas kendaraan bermotor  untuk pengurus dan BBN I dan BBN II, serta pengelolaan arsip kendaraan bermotor. Ruang   lingkupnya   mencakup   kegiatan   pencatatan,   penyimpanan,   dan pengelolaan arsip kendaraan bermotor.
2.   Bagian Tata Usaha Kepolisian
      Melakukan kegiatan ketatausahaan, pembuatan surat menyurat dan distribusi kepada   pihak   yang   berkepentingan.   Ruang   lingkupnya   meliputi   kegiatan ketatausahaan,   penerbitan,   dan   distribusi   surat   terhadap   pihak   yang membutuhkan.
2.  Bagian Loket Khusus
      Melakukan kegiatan perbaikan atau ralat data berkaitan dengan identitas  diri dan   kepemilikan   kendaraan   bermotor.   Ruang   lingkupnya   mulai   dari penerimaan berkas untuk perbaikan di komputer  sampai dengan penyerahan kepada pemohon.
4.  Bagian Material
      Menyediakan   blanko  STNK,  blanko  cek  fisik,  map,   dan  plastik.   Ruang lingkupnya   mulai   dari   menerima   permintaan   dari   masing-masing   bagian membuat   order/permintaan   material,   membuat   laporan inventory sampai menjaga ketersediaan material.
5.  Bagian Pemungutan dan Penyetoran
      Memungut   biaya   administrasi   dari   material   STNK   dan   TNKB   yangdikeluarkan dan menyetor  ke  bank yang ditunjuk.  Ruang lingkupnya  mulai dari menyiapkan data material yang terpakai, mengambil biaya administrasi ke kasir sampai menyetorkan ke bank yang ditunjuk.
6.  Bagian Mutasi dan Luar Daerah
      Melakukan   kegiatan   pengurusan   mutasi   kendaraan   bermotor   ke   luar SAMSAT Kabupaten Serang.  Ruang  lingkupnya   mulai dari  penerimaan permohonan, penerbitan   fiskal   sampai   dengan penyerahan   berkas   ke pemohon.


3.3 Konsep Tata Ruang dan Perencanaan Kantor Pada Kantor
      Samsat Kabupaten Serang
Suatu ruang kantor yang efisien tidak tercipta dengan sendirinya, melainkan hasil dari perencanaan yang tepat. Seseorang atau tim yang bertanggung jawab dalam merancang ruang kantor harus memahami bahwa pemakaian ruangan suatu kantor merupakan proses yang berjalan terus berkelanjutan mengikuti beragam kebutuhan dan tuntutan. Setiap komponen-komponen pekerjaan, seperti: pekerjaan itu sendiri, prosesnya, perlengkapannya, ruang-ruangnya, lingkungan (fisik) disekitarnya, serta para pegawainya merupakan suatu kesatuan yang saling berhubungan (koordinasi) (Huffman, 1980: 300).
Fungsi dan tujuan perencanaan tataruang kantor diantaranya adalah:
1.    untuk menghasilkan lebih banyak pekerjaan dengan biaya serendah-rendahnya;
2.    mengurangi waktu yang diperlukan untuk suatu pekerjaan dengan memperbaiki alur pekerjaan; serta
3.    memperbaiki semangat bekerja para pegawai dengan menyiapkan suasana kerja yang lebih memuaskan (Komaruddin, 1986: 142).
Oleh karena itu, ruang kantor yang ditata dengan baik akan dapat:
1.    mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang semestinya tidak perlu;
2.    menjamin kelancaran alur pekerjaan;
3.    memungkinkan pemakaian ruang kerja lebih efisien;
4.    kesehatan dan kepuasan pegawai terpelihara
5.    pengawasan terhadap pekerjaan lebih mudah;
6.    memberikan kesan yang baik kepada tamu yang datang; serta
7.    memberikan kemungkinan perubahan ruang kantor jika sewaktu-waktu diperlukan (The Liang Gie, 1991: 188-9).
Akibat perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini mengakibatkan penerapan tata ruang kantor ditunjukan untuk meningkatkan produktifitas kerja. Dari beberapa pakar yang mengutarakan tentang pengertian tata ruang diantarnya adalah sebagai berikut:
George R. Terry dalam buku office management and control tahun 1958 menyatakan sebagai berikut: tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruangan terebut untuk menyiapkan susunan praktis dari factor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan perkantoran dengan biaya yang layak.
Dengan kata lain, arti tata ruang kantor dapat pula diutarakan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efesien kerja.
Pengertian Manajemen perkantoran dikutipkan dalam beberapa rumusan diantaranya sebagai berikut:
·         George R. Terry : Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
·         William Leffingwell dan Edwin Robinson : Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan harus dilakukan.
·         Millis Geoffrey: Manajemen kantor adalah seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.
Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antaras lain:
1.    Manajemen dan pengarahan
2.    Tata laksana/penyelenggaraan
3.    Pelaksana secara efisien
4.    Manajemen
5.    Pengawasan
6.    Pengendalian dan pengawasan
7.    Pengarahan dan pengawasan
8.    Pengarahan
9.    Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian
Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :
1.    Pegawai
2.    Material perlengkapan
3.    Persayaratan
4.    Metode
Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :
1.    Kepegawaian perkantoran (office personel)
2.    Metode perkantoran (office methods)
3.    Perlengkapan perkantoran (office equipment)
4.    Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
5.    Biaya perkantoran (office costs)
6.    Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :
1.    Ruang perkantoran (office space)
2.    komunikasi (communications)
3.    kepegawaian kantor (office personnel)
4.    perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
5.    peralatan dan mesin (appliance and machine)
6.    perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
7.    metode (methods)
8.    tata warkat (records)
9.    kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Ø  Proses manajemen kantor pada kantor Samsat kab. Serang
1.    Perencanaan kantor : Maksud nya adalah mencapai efisiensi yang tertinggi dalam pelaksanaan tatausaha. Perencanaan kantor dapat meliputi :
a.  Perencanaan prosedur
b.  Perbekalan
c.   Tataruang kantor
2.    Penataan ruang kantor : Ada 2 perumusan tentang defenisi tata ruang kantor yaitu:
a.    Penataan kantor sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia.
b.    Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari sebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang sehemat-hematnya.
3.   Pedoman dalam penyusunan tata ruang kantor
1.    Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek.
2.    Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancar.
3.    Segenap ruang dipergunakan secara efisien
4.    pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
5.    pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.
6.    Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.
4. Azas-azas penataan ruang kantor yang baik, diantaranya adalah sebagai berikut: 
a.  Azas jarak terpendek yaitu suatu tata ruang kantor yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya.
b.  Azas rangkaian kerja yaitu menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan .
c.   azas penggunaansegenap ruang yaitu mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada termasuk ruang yang vertikal keatas maupun kebawah.
d.  Azas perubahan susunan tempat kerja yaitu terjadinya pengubahan tata ruang kantor tersebut.

Empat macam tataruang kantor yang perlu diperhatikan Pada Kantor Samsat Kabupaten Serang yaitu :
1.    Tata ruang kantor berkamar (cubicle type offices) adalah ruangan untuk bekerja yang terpisah atau dibagi dalam kamar-kamar kerja
a.    Keuntungan tataruang kantor berkamar adalah:
·         Konsentrasi kerja lebih terjamin
·         Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi
·         Untuk menambah kewibawaan, status pejabat ssehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat atau pemimpin
·         Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.
b.    Kerugian tataruang kantor berkamar adalah:
·         Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancer, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang
·         Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan, dan biaya peralatan lainya
·         Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perbuatan dan perkembangan organisasi
·         Mempersulit pengawasan
·         Memerlukan ruangan yang luas.
2.    Tata ruang kantor yang terbuka (open plen offices) yaitu Ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka tanpa dipisah oleh penyeket.
a.    Keuntungan tata ruang kantor terbuka
·         Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi
·         Luwes dan fleksible apabila diperlukan ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi
·         Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja
·         Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan, ruangan kerja, penggunaan perlengkapan, ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dan lain-lain
b.    Kerugian tata ruang kantor terbuka
·         Kemungkinan timbul terjadi atau kegaduhan atau kebisingan
·         Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi
·         Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan
·         Kemungkinan Nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik
3.    Tata ruang kantor berhias dan bertaman atau berpanorama (landscape offices), adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran Nampak seperti pamndangan alam terbuka dan benar-bener merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan, ekonomi dalam pemanfaatan ruangan.
a.    Keuntungan tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama
·         Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja
·         Ketegangan syraf dapat berkurang atau dihindarkan
·         Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan
·         Produktifitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilksanakan dengan efisien sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai
b.    Kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama
·         Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya
·         Biaya pemeliharaan tinggi
·         Memerlukan tenaga ahli yang mudah dan tidak murah
4.     Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar dengan tata ruang kantor terbuka, dan tata ruang kantor berhias. Karena ketiga bentuk mempunyai kerugian, maka untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ada, dapat diciptakan ruang kantor gabungan.

Ø  Langkah-langkah dalam menyusun tata ruang kantor yang baik
Sebelum dimulai membuat konsepan menyusun tata ruang, maka terlebih dahulu perlu diketahui langkah-langkah menyusun tata ruang antara lain adalah:
1.    Mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan tata usaha dengan satuan-satuan kerja lainnya
2.    Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak rahasia) dan pelajari segenap pekerjaan, tentukan urutan-urutan pekerjaan, serta ketahui jumlah pegawai yang terlibat.
a.    Satuan pekerja yang melayani publik ditempatkan pada tempat yang mudah didatangi orang luar tanpa mengganggu satuan kerja linnya
b.    Satuan-satuan yang satu sama lain saling berhubungan erat, diupayakan untuk dikelompkan pada satu tempat
c.    Satuan pusat yang mengerjakan semua kegiatan ketatausahaan, diupayakan ditempatkan ditengah-tengah (yang strategis)
d.    Satuan yang tugas pekerjaannya menimbulakan suara gaduh, ditetapkan jauh dari satuan kerja yang membutuhkan ketenangan
3.    Membuat gambar denah ruangan dengan memakai skala, cantumkan panjang dan lebar ruangan yang bersangutan, serta beri tanda, tempat pintu, jendela dan lainnya.
4.    Susunan letak meja kursi pegawai dan perabot lainya, gunakan kertas warna warni dengan ukuran tertentu serta beri nomor kode masing-masing.
5.    Menyusun denah konsep tata ruang, dengan memeprhitungkan kemungkinan perubahan yang disebabkan oleh;
a.    Penambahan atau pengurangan pegawai
b.    Penambahan atau penggantian perabot  atau alat kerja
c.    Perubahan penyelesaian prosedur kerja
d.    Perubahan atau pengembangan stuktur organisasi
e.    Penambahan atau pengurangan atau perubahan pekerjaan


Pengkoordinasian :
1. Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin kerja sama dan  
     partisipasi sejumlah  kegiatan kantor.
2.    Salah satu tolak ukur keberhasilan pemimpin adalah keberhasilannya dalam mengoordinasikan segala kegiatan yang diperlukan.

Pengawasan kantor dan pengendalian kantor :
1. Merupakan salah satu fungsi dari rangkaian proses
    manajemen kantor
2. Meliputi seluruh kegiatan pimpinan organisasi kantor yang  
    meneliti, menyesuaikan, dan  mengoreksi kegiatan     
     ketatausahaan agar pelaksanaan tepat seperti rencana.

Ø  Lingkungan dan kondisi fisik tata ruang perkantoran pada ruang tunggu dan ruang kerja samsat
           Yang termasuk lingkungan fisik didalam tata ruang perkantoran antara lain adalah sebagai berikut:
1.    Penerangan atau cahaya
Penerangan sangat besar manfaatnya untuk keselamtan kerja dan kelancaran kerja bagi pegawai , maka perlu diperhatikan adanya penerangan (cahaya) yang terang tetapi tidak menyilaukan. Cahaya yang kurang jelas atau kurang cukup mengakibatkan penglihatan kurang jelas, ssehingga pekerjaan akan lambat, banyak kesalahan terjadi, dan tentu saja hal ini menyebabkan kurang efesien dalam melaksanakan pekerjaan, sehingga tujuan oraganisasi tersebut tidak dapat dicapai secara efisien. Pada dasarnya cahaya dapat dibedakan menjadi dua:
a.  Cahaya alam yang berasal dari cahaya matahari
b. Cahaya buatan berupa lampu, dan cahaya ini dapat dibedakan menjadi empat, diantaranya yaitu, cahya langsung, cahaya setengah langsung, cahaya tidak langsung, cahaya setengah tidak langsung
2.    Tata warna
Menata warna dengan ruangan kerja perlu dipelajari dan direncanakan dengan teliti dan sebaik-baiknya. Meskipun pada kenyataannya tata warna tidak dapat dipisahkann dengan penataan dekorasi. Hal ini dapat dimaklumi, karena warna mempunyai pengaruh besar pada perasaan. Sifat dan pengaruh warna kadang-kadang menimbulkan rasa senang, sedih dan lain-lain, sehingga didalam sifat warna itu sendiri dapat merangsang perasaan manusia.
3.    Ventilasi atau pengaturan udara
Pegawai akan sulit dapat bekerja dengan baik, senang dan efisien, apabila mereka bekerja diruang kantor yang udaranya panas, pengap sehingga sulit bernafas. Sedangkan pekerjaan kantor dengan suhu udara yang cukup baik berkisar 13-24 derajat celcius. Oleh karena itu perlu di usahakan adanya pentilasi cukup, yang dapat membantu pertukaran udara dengan lancar sehingga para pegawai diruangan kerjanya tetap mendapat udara segar dan nyaman
4.    Dekorasi
Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna yang baik, karena dekorasi tidak akan mempermasalah hiasan ruangan kerja saja tetapi harus diperhatikan cara mengatur letaknya, susunan dan tata warna perlengkapan tata warna yang akan dipasang atua diatur.
5.    Suara bising
Karena pada umumnya pekerjaan yang ada membutuhkan konsentarasi, maka suara bising hendaknya dihindarkan agar supaya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar, efesien sehingga produktivitas kerja akan meningkat.
6.    Musik
Music yang nadanya lembut sesuai dengan suasana, waktu dan tempatnya dapat membangkitkan dan merangsang bekerja. Oleh karena itu lagu-lagu dapat dipilih dengan teliti untuk dikumndangkan ditempat kerja. Kalo tidak justru akan menggangu konsentarasi.
7.    Keamanan
Perlu diingat bahwa dalam mrencanakan tata ruang kantor hendaknya selalu diperhatiakan adanya keamanan dalam bekerja, oleh karena itu factor keamanan perlu betul-betul dipertimbangkan secara hati-hatidan teliti.

3.4 Analisis Umum Mengenai Tata Ruang Kantor Samsat Kabupaten Serang
Kantor merupakan proses yang berjalan terus berkelanjutan mengikuti beragam kebutuhan dan tuntutan. Setiap komponen-komponen pekerjaan, seperti: pekerjaan itu sendiri, prosesnya, perlengkapannya, ruang-ruangnya, lingkungan (fisik) disekitarnya, serta para pegawainya merupakan suatu kesatuan yang saling berhubungan (koordinasi).
Pada kantor samsat Kabupaten Serang tata ruang cukup baik dengan berbagai posisi pelayana berhadapan langsung dengan ruang tunggu dan secara langsung fokus terhadap proses pelayanan semisal ruang pendaftaran dan kasir lebih depan  dibandingkan dengan ruangan yang lainnya.
Yang berkategori baik terletak pada ruang pelayanan yang menggunakan kaca untuk menghalangi antar ruangan karyawan lainnya, dan dengan ruang pendaftaran yang luas dan terdiri dari 2 petugas menjadikan pelayan lebih baik dan cepat.



BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Kantor merupakan proses yang berjalan terus berkelanjutan mengikuti beragam kebutuhan dan tuntutan. Setiap komponen-komponen pekerjaan, seperti: pekerjaan itu sendiri, prosesnya, perlengkapannya, ruang-ruangnya, lingkungan (fisik) disekitarnya, serta para pegawainya merupakan suatu kesatuan yang saling berhubungan (koordinasi).
Fungsi dan tujuan perencanaan tataruang kantor diantaranya adalah:
1.    untuk menghasilkan lebih banyak pekerjaan dengan biaya serendah-rendahnya;
2)    mengurangi waktu yang diperlukan untuk suatu pekerjaan dengan memperbaiki alur pekerjaan; serta
3)    memperbaiki semangat bekerja para pegawai dengan menyiapkan suasana kerja yang lebih memuaskan (Komaruddin, 1986: 142).
Oleh karena itu, ruang kantor yang ditata dengan baik akan dapat:
4)    mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang semestinya tidak perlu;
5)    memungkinkan pemakaian ruang kerja lebih efisien;
6)    kesehatan dan kepuasan pegawai terpelihara
7)    pengawasan terhadap pekerjaan lebih mudah;
8)    memberikan kesan yang baik kepada tamu yang datang; serta
9)    memberikan kemungkinan perubahan ruang kantor jika sewaktu-waktu diperlukan.
Pada kantor samsat Kabupaten Serang tata ruang cukup baik dengan berbagai posisi pelayana berhadapan langsung dengan ruang tunggu dan secara langsung fokus terhadap proses pelayanan semisal ruang pendaftaran dan kasir lebih depan  dibandingkan dengan ruangan yang lainnya.
4.2 Saran
       Dalam perencanaan  tata ruang di kantor Samsat Kabupaten Serang, perlunya perhatian dalam hal sebagai berikut:
1.    harus adanya tabel alur pelayanan agar masyarakat tidak bingung dalam mencari layanan di kantor Samsat Serang
2.    Ruangan harus memperluas ventilasi terutam di ruangan tamu dan ruang tunggu
3.    lahan parkir agar diperluas dan agak dijauhkan dari teras ruang tunggu
4.    perlunya analisis tata ruang kantor  yang lebih manusiawi bukan hanya memperhatikan ruang pegawai saja akan tetapi ruang pelayanan atau ruang tunggu kursinya harus lebih banyak dengan tambah media tunggu lain semisal  pengadaan TV  atau majalah atau Koran,
5.    Tata letak pendingin harus lebih diperhatikan lain  terutama tempat penyimpanan agar lebih mengena terhadap konsumen.
6.    Sistem antri harus lebih ketat lagi agar sistem antri tidak rusak olah pengantri yang menyerobot.
7.    Warna cat ruangan agak gelap hendaknya diganti oleh warna cat yang lebih cerah dan penerangan harus lebih banyak Karene akan meyebabkan rasa ngantuk.


DAFTAR PUSTAKA

Anonim. 1993. Topik kita : Automasi perpustakaan di Indonesia: antara  kebutuhan dan ikut-ikutan. Majalah ikatan perpustakaan dan informasi, Vol.2(1) Februari/Maret: 3 – 8.

Davis, B. Gorgon. 1995. Kerangka Dasar SIM. Jakarta. Penerbit: PT Gramedia

Meyer, Michael (1980). The Little, Brown Guide to Writing Research Papers.Boston: Little, Brown and Company.

Sasmito, Priyo. 1995. Sistem komputer, Jaringan kerja komputer, sumber daya manusia dalam automasi perpustakaan dan arsip. Makalah disampaian dalam Pemasyarakatan standar perencanaan automasi perpustakaan, pada kegiatan Persiapan jaringan kerjasama dengan sistem automasi perpustakaan. Jakarta: Proyek Pembinaan Perpustakaan Nasional..

Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

“Libray of Congress”. Encyclopedia Americana, 1988 ed. 

Wimbarti, Supra. 1997.  Pengaruh psikis teknologi informasi terhadap sumber daya perpustakaan . Makalah disampaikan pada Seminar nasisional “Pemberdayaan SDM Perpustakaan dalam era internet” Yogyakarta, UPT Perpustakaan Universitas Gadjah Mada.

Zorkozcy, Peter. 1990. Information technology : an introduction. London : Pitman Pushishing.